Mfumo Pekee Utakakokusaidia Kukidhi Mahitaji ya Mteja

Habari rafiki yangu ambaye ni mfuatiliaji wa makala katika blogu hii ya Stadi za Mafanikio!

Suala la kukidhi mahitaji ya mteja unaowahudumia linakwenda sambamba na utoaji wa huduma bora kwa mteja. Kiwango cha kukidhi mahitaji ya mteja hupimwa na jinsi unavyoweza kutimiza mahitaji ya mteja kuzidi ahadi uliyompa kabla hujampatia huduma.

Makala Inayohusiana: Kanuni Kumi (10) za Huduma Bora Kwa Mteja

Rafiki usipende kukisia au kuhisi matarajio ya mteja kupitia huduma unayotoa, unahitaji kujifunza kumuuliza mteja kuhusu matarajio yake. Jambo lingine ni kuwa matarajio ya mteja huwa yanabadilika mara kwa mara na yataendelea kuwa yanabadilika, hivyo unahitaji kutambua au kuyajua matarajio haya katika hali ya uendelevu (on-going basis).

Katika makala hii ninapenda kukushirikisha mambo machache ambayo yatakusaidia kuhakikisha unakidhi mahitaji na matarajio ya mteja kupitia huduma anyaopokea kutoka kwako.

(a) Tambua mahitaji ya mteja
Ikiwa kama hutambui mahitaji ya mteja wako ni vigumu sana kumridhisha au kukidhi matarajio yake anapopokea huduma yako. Kuna njia mbalimbali zinazoweza kukusaidia kutambua mahitaji ya mteja wako. Baadhi ya njia ni malalamiko kutoka kwa mteja , mrejesho kutokana na matumizi ya huduma yako, hoja mbalimbali (query) na tafiti.

(b) Jibu mahitaji ya mteja
Baada ya kutambua mahitaji ya mteja hatua inayofuata ni muhimu kuhakikisha unakidhi au unajibu mahitaji ya mteja. Kutegemeana na njia iliyotumika kutambua mahitaji ni muhimu kukawekwa mkakati sambamba ambao utajibu mahitaji husika. Ni muhimu pia kuwa na utaratibu ambao uko wazi unaoweza kupimika hata kwa wasaidizi wako , mfano ni muda ambao utachukua kutoka ulipopewa malalamiko na mteja mpaka muda ambapo umemjibu.

(c) Utunzaji wa kumbukumbu
Ni muhimu kuwa na mfumo ambao utahifadhi au utarekodi mahitaji ambayo yamepokewa kutoka kwa mteja, na majibu ambayo amepatiwa mteja. Hii itakusaidia kuwa na taarifa muhimu ambazo zinaweza zikatumika muda wowote. Pia itakusaidia katika tathmini ya jinsi unavyokidhi mahitaji ya mteja wako na uwekaji wa utaratibu mzuri utakaosaidia kuoanisha aina ya mahitaji kutoka kwa mteja na uwezo wa wasaidizi wako ambao wanaweza kujibu vizuri mahitaji hayo.

Kwa kuzingatia mambo hayo niliyoyaeleza hapo juu, huduma yako itaendelea kuwa hai au kudumu au kuwa endelevu (sustainable).

Rafiki unaweza kuwashirikisha wengine kuhusu blogu hii kwa ajili ya kupata maarifa mbalimbali na pia unaweza kubofya hapa ili kuweza kupata makala kila inapowekwa kupitia barua pepe yako